En una empresa la cual se ocupa de la gestion de TI de un importante periodico se han producido varios problemas que han causado que la infrastuctura no funcionara durante la noche de las elecciones. Lo que ha causado el periodico la perdida de varios miles de euros en publicidad, ya que al no dar servicio han tenido qeu devolver el diner a los anuniciantes.
En el proyecto estaban involucrados varios equipos: desarrollo, sistemas, automatizacion y testing. Al ser dificil encontrar el culpable directo ya que se trata de un trabajo en equipo y frente a la gravedad del problema se convoca una mesa redonda con dos responsables – tecnico y de gestion – de cada uno de los equipo. Adamas acuden a la misma dos responsables del periodico los cueles moderaran la mesa para así poder clarificar las causas del problema y prevenir que esto vuelva a ocurrir en el futuro.
Previo al a mesa redonda se fija un tiempo maximo de reunión de 1 hora y una agenda de la misma la cual es enviada a cada uno de los participantes de la misma para que puedan ir preparando un poco us presentaciones de antemano.
Comienza la mesa redonda y tras una introducción – bastante seria – del responsable del periodico en la que presenta el motivo de la misma comienza a realizar una serie de preguntas, las cuales son respondidas por los distintos miembros de equipo. Las preguntas son del tipo: Que paso concretamente? Que hicisteis para solucionarlo? Que mecanismo de prevención había? Que mecanismo fallo? Porque fallo?… Lo interesante de la mesa redonda es que la respuesta de estas preguntas van guiando al lider de la mesa – uno responsable de los responsable del periodico – hacia nuevas preguntas. El lider va moderanda la conversación durante toda la reunion y cediendo la palabra a los distintos miembros.
Unas preguntas van guiando a otras, lo que permite el leader de la mesa el ir clarificando hechos y buscando responsabilidades. Una vez están claros los hechos, el responsable del periodico da por terminada la mesa redonda, pero propone un destacando de 10 min para volver a tener otra reunión con las mismas personas, esta vez de solo 40 min de duración, en la que se discutirán los planes a seguir para evitar esta situación en el futuro.
REFLEXION:
Frente a una situación dificil en la que han participado muchas personas y no quedan claros de una manera inmediata todos los factores involucrados en la misma se ha optado por una reunion con los maximos responables de cada uno de los departamentos, por un lado tecnicos y de gestion, para de esta manera poder resolver todos los tipos de dudad, tanto de planificación, problemas con entragas o incluso fallos tecnicos.
El hecho de tener un moderador que quiere conocer de manera profunda los hechos de los mismos, permite que todas las partes se expresen de una manera ordenada, ademas de que con simples preguntas puede usar las respuestas de las partes para ir generando nuevas questiones que le ayuden a resolver que es lo que fallo en realidad y de esta manera se pueda prevenir o minimizar riesgos en el futuro.